企业采购流程藏着哪些风险？从供应商比价到合同结算，七步教你规避法务雷区

东莞塘厦律师获悉

实实在在讲，这些年从事采购相关的项目，越发产生一种感觉，那些从事采购相关行为的企业，并非没有相应的流程。而是没有任何人能够真正地、确切地弄清楚流程究竟是怎样一回事 。

很多公司一说要优化采购，第一反应是：

咱是不是得去启用那个系统呀？要不要准备建立一个集采中心呢？是不是仅仅把审批流程更加严格一些就可以了呀？

但是呢，讲句实在的话，要是你对于自己所在公司的采购流程都没能弄清楚的话，那就别想着能够降低成本、提高效益以及控制风险了，因为你甚至连“成本”以及“风险”到底在采购流程的哪一个步骤都搞不清楚呀。

今日的这一篇，就要跟大伙说一说采购流程究竟是怎样一回事。它是如何一环接着一环地对你们公司产生影响的：

若你身为老板，或者从事与采购、财务以及行政相关的工作，那么建议你耐心将这篇看完。

以下解读中所用到的采购管理系统，

已制作成完备的模板，能够直接参照运用，其位于业务管理模板中心，此中心属于企业数字化解决方案中心，而该中心名为简道云 。

一、别以为采购就是“下订单、签合同、对账付款”

你去问10个老板“你们采购怎么做的”，8个会说：

关于 XX 部门提出的需求，我们进行下单采购，去寻找供应商获取报价，签订合同并履行审批流程，最终完成付款 。

听起来没毛病，流程似乎挺“顺”的对吧？但真要往下问：

这些问题，一问一个答不上。

其实，真正的采购流程并非你所认为的那般简单，觉得下个订单便大功告成，它是一个完整连贯的链条。这个链条涵盖多重环节，起始于“需求触发” 阶段东莞塘厦律师，接着进入“合同履约” 阶段，最后抵达“结算归档” 阶段，各环节紧密相连，缺一不可，而且少了其中任何一环极有可能发生问题 。

我们先把整个采购流程梳理一遍，再逐步拆解：

二、采购流程其实分7步，每一步都有坑步骤1：需求提出（）

这个阶段其实最容易被忽视。

一批设备，被一个项目部突然提出要买；办公室纸张，运营称快要用完了；甚至仅仅是领导的一句话，说要换掉这批不靠谱的供应商，这些情况都能够触发采购流程。

问题来了：

控不住源头，后面再省也省不出啥来。

比如说，存在这样一个情况，有一家公司，其采购预算处于非常紧张的状态，然而业务部门却出乎意料地临时提出了一批所谓的“紧急物资”，可最终的结果是，财务方面根本就没有对其进行预算安排，到了最后就演变成了“要不先垫一下”这种局面，而此时所出现的风险，不仅仅涉及到资金方面，还涵盖了合规问题。

步骤2：审批流程（）

有了需求，接下来就是审批：这个东西到底能不能买，谁说了算？

这一步存在风险点，其一，并没有审批记录，其二，流程处于混乱状态，其三，一旦出现问题，没有人来负责 。

往昔有客户，于财务部审计之际，发觉一采购单，其金额达三十多万，然全然无审批记录，项目经理称“领导以口头方式予以同意了”，此责任该由谁来承担呢？

步骤3：比价 & 询价（）

这一阶段，好多公司只是在做表面功夫，随意找三家供应商索要报价，然而实际上，结果早就被暗中确定好了。

但真正有效的比价流程，要满足这几个条件：

这段时期的关键要点，实际上在于“所花金钱是否具备相应价值”，并非仅仅局限于“挑选价格最为低廉的”。

你没有对服务能力进行评估，也没有考量交付周期，更没有关注后期维护，去购买最便宜的产品，其结果有可能是，交付日期拖延长达两个月，返修率超出标准，最终局面混乱不堪，状况百出。

步骤4：合同签署（）

合同一开始签得潦草，后面再来补就麻烦了。

这一步的关键之处在于“风险对赌”，那要是供应商产生问题，我们存在约束吗，要是我们于内部变更计划，是否有违约风险呢 ？

曾经有过这样的情况塘厦镇律师，见到公司发生了因为合同之中没有去写上交付时间延误罚款相关条款这种事，结果呢，供应商致使工期被耽误了长达40天之久，而公司呢，仅仅只能去进行一下协调，最终损失只能自己来承担了。

步骤5：收货与验收（）

这一步往往是“流程断点”。

诸多公司的物料抵达仓库之时，现场已进行收取操作，然而系统之内却无人予以登记，待到月底进行对账之际，财务一经询问，业务发言声称：“我们已然收取了呀”，可是却并无单据。发票已然开具，流程却尚未完成，审计一经查看便察觉问题颇为严重了。

步骤6：对账 & 付款（）

这一步，关系到两个最实际的事：资金安全 + 财务合规。

很多情况下，问题出在这儿，合同标明是“分期付款”，然而，项目部急于收尾结清，使得财务被催得焦头烂额，最终，前期的货未曾全部收回，质量亦尚未检验完毕，可钱款却已然全部支付完毕了。

得清楚，支付款项才是你最终所具备的控制权，一旦钱被支出，所有采购方面的风险就都变成属于以往留存的问题了。

步骤7：归档 & 追溯（）

最后，需求单，审批单，比价记录，合同，这些单据，收货单，发票，付款凭证，等等所有的单据，有没有一套标准的归档案机制呢，在最后，是这样的情况，存在这样的疑问 ？

归档并非是为了所谓的“有备无患”，而是要为往后的追责事宜，结算相关工作，以及经验复用等方面做好周全准备呢。

三、流程清楚了，控风险、降成本才能真的落地

假设你认真详尽地阅览完上面所提及的这7步内容，那么你将会发觉，倘若采购流程处于不清晰的状态，那你根本就无法谈及所谓的“降成本”，因为你连钱究竟是通过怎样的方式花费出去的都全然不知。

控风险靠哪几步？

降成本靠哪几步？

然而你瞧，一个关乎“采购优 化”的根基所在，并非取决于你所启用的是何种系统，亦非取决于你所运用的是哪一个平台，而是在于：

你是不是真的把每个关键节点都跑通、跑实、跑顺了。

四、说到底：采购流程管得顺，企业运营才稳得住

现在不少老板嘴上念叨着“控制成本、降本增效”，然而每日审批采购单时依旧是“凭主观随意签字”；业务部门叫嚷着“流程太过繁杂”，实际上是自身从未依照流程走过哪怕一次；财务每日不停地做补足工作，审核却不彻底，最终账目与实际情况不符 。

归根到底，并非系统存在问题，而是流程自起始之时就未曾梳理明晰，并且更不存在有人将其贯彻于执行之中。

而真正做得好的企业，都在采购这件事上有个共识：

最后一句话总结：

采买进程并非流于表面，而是关乎企业风险以及成本把控的，称作“第一道防火墙”的关键环节 。

认清流程，你便会晓得成本是怎样产生的，风险是如何出现的，系统应配置成什么样 。

否则，你上什么系统都救不了一个“流程混乱”的企业。

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